Sekretär*in 40%

Für unsere Leitstelle der neonatologischen und pädiatrischen Intensivstation suchen wir ab sofort eine*n engagierte*n und erfahrene*n Sekretärin (40 %), die*der unser Team nicht nur bei einer Vielzahl administrativer und organisatorischer Aufgaben unterstützt, sondern auch das Berichtswesen souverän im Griff hat. Sie sind zusammen mit Ihrer Arbeitskollegin die*der erste Ansprechpartner*in für Eltern, Angehörige und Besucher*innen und begleiten diese mit Empathie, Sachverstand und Fingerspitzengefühl durch die Abläufe unserer Abteilung. Da Sie vor Ort eine zentrale Ansprechperson sind, ist eine persönliche Präsenz erforderlich.

• Erste Ansprechperson für Eltern: Unterstützung bei Anmeldungen sowie bei administrativen und organisatorischen Fragen
• Unterstützung von Ärzt*innen und Pflegefachpersonen in vielfältigen administrativen Belangen (Berichtswesen, Korrespondenz, Aktenherausgabe, Abrechnung, interne Weiterbildungen, Datenerfassung, Organisation interdisziplinärer Konsilien, Pflege der Zeitkonten im Pep-System)
• Bearbeitung von Versicherungs- und IV-Anfragen, inklusive Kostenvoranschlägen und -gutsprachen
• Interne und externe Kommunikation mit Fachstellen, Eltern, Besuchern und Patient*innen
• Allgemeine administrative Tätigkeiten
• Sicherstellung und laufende Optimierung effizienter administrativer Prozesse

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise im medizinischen Umfeld
• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten, hohe Eigenmotivation und eine lösungsorientierte, strukturierte Arbeitsweise
• Teamorientierte, dienstleistungsorientierte und belastbare Persönlichkeit mit hoher Sozialkompetenz
• Gute Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachen von Vorteil
• Bereitschaft zur Urlaubsvertretung bis max. 50% Anwesenheit
• Sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office, idealerweise Erfahrung mit Spitalsoftware)

• Eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem lebendigen und sinnstiftenden Umfeld
• Ein motiviertes sowie kollegiales Team mit einer offenen und wertschätzenden Zusammenarbeit
• Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen des Dreiländerecks
• Eine unterstützende und partizipative Führung